Lorsqu’une organisation veut associer largement ses membres à une réflexion ou à une transformation, une difficulté apparaît rapidement : comment permettre à chacun de contribuer sans produire une succession de prises de parole sans lendemain ?
Le World Café, le Pro Action Café et le Forum Ouvert permettent tous trois de mobiliser l’intelligence d’un groupe. Mais ils ne répondent pas au même besoin.
Le choix ne dépend donc pas de la méthode la plus séduisante. Il dépend du travail que le collectif doit accomplir :
- mieux comprendre une situation ;
- faire progresser des projets ;
- faire émerger des sujets et des initiatives ;
- transformer les échanges en capacité d’action.
Le World Café : construire une compréhension partagée
Le World Café permet à un groupe d’explorer une question importante à travers plusieurs conversations successives en petits groupes.
Les participants échangent autour de tables. À intervalles réguliers, ils changent de table tandis qu’une personne reste pour accueillir le groupe suivant et transmettre les éléments essentiels de la conversation précédente. Les idées circulent, se croisent et s’enrichissent progressivement.
Le World Café est particulièrement pertinent lorsqu’une organisation cherche à :
- croiser des expériences et des points de vue différents ;
- rendre visibles des perceptions jusque-là dispersées ;
- construire un diagnostic partagé ;
- explorer une question complexe avant de décider ;
- faire émerger de nouvelles compréhensions.
Contrairement à une idée répandue, le World Café n’est pas simplement un grand brainstorming. Sa fonction première n’est pas de produire le plus grand nombre possible d’idées, mais de permettre à un collectif de penser ensemble.
Sa qualité dépend largement des questions proposées. Elles doivent être suffisamment ouvertes pour permettre l’exploration, mais suffisamment précises pour que les conversations portent sur un véritable enjeu.
Un World Café devient contre-productif lorsque les participants sont invités à s’exprimer alors que les décisions sont déjà prises ou qu’aucun suivi n’est prévu.
Découvrir le World Café en pratique
Le Pro Action Café : faire progresser plusieurs projets
Le Pro Action Café est conçu pour aider plusieurs personnes à faire avancer un projet, une initiative ou une question dont elles sont porteuses.
Chaque porteur de projet accueille successivement plusieurs petits groupes. Au fil de trois conversations, les participants l’aident à :
- clarifier son intention ;
- regarder son projet sous d’autres angles ;
- identifier ce qui lui manque ;
- faire émerger des pistes d’action concrètes.
Les participants changent de table entre les conversations. Le porteur du projet reste à sa place et bénéficie ainsi de regards successifs, sans perdre le fil de sa réflexion.
Le Pro Action Café est particulièrement utile lorsque :
- plusieurs initiatives existent déjà ;
- leurs porteurs ont besoin d’aide pour franchir une étape ;
- l’organisation veut favoriser l’entraide entre pairs ;
- des projets doivent passer de l’intention à l’action ;
- les compétences nécessaires sont présentes dans le collectif, mais restent dispersées.
Ce format ne consiste pas à confier son projet au groupe. Le porteur en conserve la responsabilité. Le collectif lui apporte des questions, des perspectives et des ressources qui renforcent sa capacité à agir.
Le Forum Ouvert : faire émerger les sujets qui comptent réellement
Le Forum Ouvert permet à un groupe de travailler sur une question stratégique, complexe et potentiellement conflictuelle, sans imposer à l’avance le programme détaillé des échanges.
Les participants construisent eux-mêmes l’ordre du jour. Chacun peut proposer un sujet dont il est prêt à prendre la responsabilité. Plusieurs groupes de travail se déroulent ensuite simultanément.
Cette organisation permet de mobiliser des groupes allant de quelques personnes à plusieurs centaines de participants.
Le Forum Ouvert est particulièrement adapté lorsqu’il faut :
- traiter une question dont personne ne possède seul la réponse ;
- mobiliser des acteurs nombreux et différents ;
- faire émerger les véritables préoccupations du collectif ;
- permettre l’expression de désaccords ou de tensions ;
- susciter des initiatives et de nouvelles coopérations ;
- transformer une énergie diffuse en capacité d’action.
Sa force repose sur l’auto-organisation et la responsabilité. Les personnes travaillent sur les sujets pour lesquels elles ont réellement de l’intérêt, de l’expérience ou de l’énergie.
Le Forum Ouvert n’est cependant pas approprié lorsque les décisions sont déjà prises, que les participants ne disposent d’aucune marge de manœuvre ou que les responsables ne sont pas prêts à entendre ce qui pourrait émerger.
Comprendre le fonctionnement du Forum Ouvert
Quel format choisir ?
Le choix peut se résumer ainsi :
- Pour explorer une question et construire une compréhension partagée : le World Café.
- Pour aider plusieurs projets à progresser : le Pro Action Café.
- Pour faire émerger les sujets, les initiatives et les responsabilités : le Forum Ouvert.
Ces trois formats peuvent également être combinés dans une démarche plus longue. Un World Café peut permettre de partager un diagnostic, un Forum Ouvert de faire émerger des initiatives, puis un Pro Action Café d’aider leurs porteurs à les concrétiser.
La méthode reste néanmoins secondaire. Ce qui compte est la cohérence entre :
- la situation de l’organisation ;
- la question posée ;
- les personnes associées ;
- la marge de décision réellement disponible ;
- les suites données au travail collectif.
Une rencontre participative ne suffit pas à transformer une organisation
Ces dispositifs peuvent créer un moment collectif puissant. Mais un événement, même réussi, ne constitue pas à lui seul une transformation.
La transformation se joue aussi dans la préparation, dans la capacité des dirigeants à accueillir ce qui émerge, dans les décisions prises ensuite et dans l’accompagnement des initiatives dans la durée.
Sans cela, la participation devient décorative. Elle peut même renforcer la défiance : les personnes ont été invitées à contribuer, mais rien ne change.
Le véritable enjeu n’est donc pas d’organiser un World Café, un Pro Action Café ou un Forum Ouvert. Il est de concevoir un dispositif qui permette à une organisation de mieux comprendre, décider, coopérer et agir.
Vous cherchez à mobiliser un collectif autour d’une transformation ou d’un enjeu stratégique ?
