Comment travailler lorsqu’un enjeu est trop complexe pour être traité par quelques personnes, que les points de vue sont dispersés dans l’organisation et que personne ne connaît à l’avance la bonne solution ?
Le Forum Ouvert permet de réunir les personnes concernées, de leur faire construire leur propre ordre du jour et de concentrer leur énergie sur les questions qu’elles jugent réellement importantes. Sous une apparente simplicité, il ouvre une autre manière de travailler : les participants ne sont plus seulement invités à réagir à des propositions déjà formulées. Ils choisissent les sujets, confrontent leurs expériences et prennent la responsabilité de ce qu’ils souhaitent faire avancer.
Le Livre blanc sur le Forum Ouvert donne à voir cette pratique à travers les contributions de praticiens internationaux et des témoignages d’organisations.
Pourquoi le lire aujourd’hui ?
Les organisations doivent de plus en plus souvent agir dans des situations où les connaissances sont dispersées, les acteurs interdépendants et les évolutions difficiles à prévoir. Dans ces contextes, analyser puis décider entre experts ou dirigeants ne suffit pas toujours.
Le Forum Ouvert permet de rendre visibles les sujets qui préoccupent réellement les personnes concernées, de faire circuler des informations qui restent habituellement cloisonnées et de créer des liens entre des acteurs qui se connaissent peu. Il offre un cadre dans lequel des initiatives peuvent émerger là où se trouvent l’expérience, l’intérêt et la capacité d’action.
Mais le Livre blanc n’en présente pas une vision magique. Dès sa préface, Harrison Owen invite les dirigeants à la prudence : ouvrir un espace de liberté et de responsabilité peut remettre en question certaines habitudes de management et faire apparaître des sujets qui n’avaient pas été anticipés.
Cette tension entre simplicité du dispositif et profondeur de ses effets reste au cœur de l’intérêt de l’ouvrage.
Ce que contient le Livre blanc
Ses 58 pages permettent d’explorer plusieurs dimensions du Forum Ouvert :
- le leadership partagé et la responsabilisation ;
- les conditions de réussite d’un Forum Ouvert ;
- la préparation du commanditaire et de l’organisation ;
- l’expérience vécue par les participants ;
- la liberté de parole et le travail avec les conflits ;
- l’apprentissage collectif ;
- le passage des conversations aux initiatives ;
- les usages possibles dans des entreprises, des institutions, des secteurs professionnels et des communautés.
Les textes ne constituent pas un manuel à appliquer mécaniquement. Ils éclairent ce qui devient possible lorsqu’une organisation accepte de ne pas prédéterminer toutes les questions et toutes les réponses.
Trois situations présentées dans le Livre blanc
Dans une entreprise industrielle : rendre visibles les véritables difficultés
FINSA France, entreprise industrielle spécialisée dans les panneaux de fibres de bois, avait développé une forte culture de la qualité et de la rationalisation. Après un rachat et dans un contexte de crise, son dirigeant constatait pourtant une perte de repères, une diminution de la motivation et un affaiblissement du collectif d’encadrement.
Le Forum Ouvert a fait émerger des questions de respect, de reconnaissance et de travail en équipe que la direction pensait avoir déjà traitées. Il n’a pas produit immédiatement de solutions nouvelles : douze groupes de travail ont ensuite repris les comptes rendus pour rechercher des pistes et prolonger la mobilisation.
Ce témoignage montre à la fois la puissance et la limite du dispositif : rendre le système plus conscient de sa situation ne dispense pas du travail nécessaire pour élaborer et mettre en œuvre des réponses.
Dans une institution financière : faire travailler ensemble des entités différentes
Une région de la Fédération des caisses Desjardins du Québec souhaitait préparer son avenir à trois ans. La réflexion devait associer les dirigeants des caisses locales et les gestionnaires du centre financier aux entreprises, autour de questions telles que les besoins de main-d’œuvre, les coûts et la coopération entre les différentes composantes de l’organisation.
Une trentaine de participants ont fait émerger de nombreux sujets, dont plusieurs n’avaient pas été envisagés par les organisateurs. Ils ont identifié quatre priorités et constitué un comité réunissant huit caisses et des spécialistes de la Fédération.
Le travail s’est poursuivi après la rencontre : des recommandations et des plans ont été élaborés, et des actions évoquées depuis plusieurs années ont commencé à se concrétiser.
Dans le monde scientifique : chercher des réponses au-delà de son propre secteur
Yámana Science & Technology a réuni à Washington une cinquantaine de scientifiques, représentants gouvernementaux, acteurs des technologies, consultants et professionnels du monde des affaires.
La question proposée invitait les participants à rechercher dans d’autres secteurs des stratégies susceptibles de transformer les manières de faire de la science. Le Forum Ouvert a permis aux scientifiques d’explorer des approches extérieures à leur univers habituel et aux autres participants de mieux comprendre les difficultés auxquelles le monde scientifique était confronté.
Les échanges se sont poursuivis après la rencontre. Des relations, des partenariats et de nouveaux projets sont apparus, et plusieurs participants se sont engagés dans la préparation d’une rencontre suivante.
Choisir le dispositif en fonction de l’enjeu
Un Forum Ouvert mobilise les connaissances, les expériences et les capacités présentes parmi les personnes invitées. Il ne peut pas faire apparaître un savoir auquel aucune d’entre elles n’a accès.
Lorsque l’enjeu consiste à découvrir des solutions réellement nouvelles, il peut donc être nécessaire d’élargir d’abord les perspectives : inviter des acteurs extérieurs, organiser des visites apprenantes ou des learning expeditions, apporter des travaux de recherche ou confronter le collectif à d’autres expériences.
Le Forum Ouvert peut ensuite permettre de mettre ces apports au travail, de les relier à la situation particulière de l’organisation et d’identifier ce que les participants sont prêts à expérimenter.
L’enjeu n’est pas d’utiliser systématiquement le Forum Ouvert seul, mais de construire le processus adapté à la transformation recherchée.
Un ouvrage collectif francophone
Le Livre blanc a été publié en 2012 à mon initiative, à une époque où les ressources de qualité disponibles en français sur le Forum Ouvert étaient encore rares.
Il réunit les contributions de Frémy Cesar, Catherine Corbaz, Suzanne Daigle, Diane Gibeault, Theo Groot, Christine Koehler, Deborah Maarek, Catherine Pfaehler et Artur Silva. Il est préfacé par Harrison Owen, créateur de l’Open Space Technology.
Il constitue aujourd’hui à la fois une introduction au Forum Ouvert, un ensemble de retours d’expérience et un témoignage sur le développement de cette pratique dans l’espace francophone.
Téléchargez le Livre blanc sur le Forum Ouvert
Pour approfondir
- Comprendre le Forum Ouvert, ses usages et ses conditions de réussite
- Après un Forum Ouvert : de l’événement au processus de transformation
- Consulter le dossier de presse de 2012
- Voir la vidéo de lancement
Vous envisagez de mobiliser largement votre organisation autour d’un enjeu stratégique ? Échangeons sur votre situation.
